하루 종일 바빴는데 한 게 없는 것 같다면 — 목표를 열 줄로 쪼개는 법

하루 종일 바빴는데 퇴근길에 돌아보면 한 게 없는 것 같은 날이 있습니다. 목표만 있고 계획이 없었을 수 있습니다. 목표가 생기면 할 일을 열 줄로 쪼개 적어 두세요. 오후에 몇 번째 줄까지 왔는지 세어 보면, 힘을 더 낼지 여유를 부려도 될지가 보입니다. 아주대 심리학과 김경일 교수가 강연에서 설명한 목표와 계획의 차이와, 열 줄로 쪼개는 순서와 예시를 정리했습니다.

"그거 어떻게 됐어?"에 뭐라고 답하세요

김경일 교수는 세바시 강연 「결심하고 포기하는 생활이 반복된다면?」을 이 질문으로 열었습니다.

"너 그것 한다며?"

이렇게 물으면 대답이 둘로 갈린다고 합니다. 한쪽은 "안 됐어", "실패야, 실패", "야, 폭망, 폭망"이라고 답합니다. 다른 쪽은 "한 65%는 됐지"라고 답합니다.

교수는 앞쪽 사람을 계획을 안 세운 사람이라고 했습니다. 본인은 아무리 세웠다고 해도요. 65%라고 답한 사람에게는 그 목표를 이루려고 만든, 눈금이 스무 개짜리 계획이 있었다는 겁니다. 교수의 말을 그대로 옮기면 이렇습니다.

"자기가 했던 일에 성공과 실패에 이분법적인 말을 한다는 건 내가 계획이 없었다는 겁니다."

하루 종일 바빴는데 한 게 없는 것 같은 기분도 여기서 나옵니다. 오늘 한 일을 '다 했다'와 '못 했다' 둘로만 셀 수 있으면, 끝까지 못 간 날은 전부 못 한 날이 됩니다. 그 사이에 얼마나 해 놨는지 셀 눈금이 없기 때문입니다.

목표와 계획은 어떻게 다른가요

목표는 끝났을 때의 모습이고, 계획은 그 목표를 끝내려고 해야 할 일을 잘게 쪼개 놓은 것입니다. 김경일 교수는 심리학자들이 자주 하는 말이라며 "목표랑 계획을 혼동하지 말라"고 했습니다.

교수가 든 예는 집들이입니다. 저녁에 친구들이 오니 오늘 안에 집들이 준비를 마쳐야 합니다. 이때 "집들이 준비를 마치자"를 계획이라고 부르기 쉬운데, 교수는 이건 목표라고 했습니다.

목표만 들고 시작한 하루는 이렇게 흘러갑니다. 아침 9시에 시작해 10시쯤 되면 "오, 그래도 뭔가 한 게 있는데?", "시간 많이 남았네" 합니다. 그러다 오후 3시쯤부터 정신없이 바빠집니다. 이거 했다 저거 했다 허둥지둥하다가 저녁을 맞습니다.

계획 있는 사람은 시작이 다릅니다. "저녁 7시까지 집들이를 마친다"는 목표가 생기면 종이 한 장부터 꺼냅니다. 5분이든 10분이든 들여서 해야 할 일을 최대한 잘게 쪼개 놓습니다. 쪼개 보면 일이 의외로 많습니다. 조금 더 들여다보면 비슷한 것끼리 묶이고 순서가 자연스럽게 생깁니다. 교수는 "그게 계획이에요"라고 했습니다.

쪼개 놓으면 왜 진도가 보이나요

쪼갠 줄 하나하나가 눈금이 되기 때문입니다. 김경일 교수는 계획이 있으면 '진도감'이 생긴다고 했습니다. 오후 2시인데 "오, 45%밖에 안 됐네" 싶으면 "좀 더 힘을 내자"가 됩니다. 오후 3시인데 "벌써 70% 가까이 됐네" 싶으면 "조금 여유 있게 다른 걸 해도 되겠구나"가 됩니다. 같은 오후인데 다음에 할 일이 달라집니다.

쪼개 보면 일이 의외로 많다는 말에도 근거가 있습니다. 심리학자 저스틴 크루거와 매슈 에번스는 사람들에게 어떤 일이 얼마나 걸릴지 예상하게 했습니다. 그 일을 단계별로 쪼개 적게 한 사람들은 걸릴 시간을 더 길게 잡았고, 늘 짧게 잡는 버릇이 줄었습니다(Kruger & Evans, 「If you don't want to be late, enumerate」, Journal of Experimental Social Psychology, 2004). 쪼개기 전에 머릿속에 그린 할 일 목록이 실제보다 짧았다는 뜻입니다. 오전 10시에 "시간 많이 남았네"가 나오는 것도 그래서입니다.

적어 두고 중간에 확인하는 것도 도움이 됩니다. 실험 138편, 참가자 1만 9,951명을 모은 메타분석에서 목표까지 얼마나 왔는지 자주 확인하게 하자 목표를 이루는 정도가 나아졌습니다. 진도를 직접 적어 두거나 다른 사람에게 알릴 때 효과가 더 컸습니다(Harkin 외, 「Does monitoring goal progress promote goal attainment?」, Psychological Bulletin, 2016).

기분 문제도 있습니다. 하버드 경영대학원 테레사 애머빌 교수 팀은 7개 회사, 26개 프로젝트 팀의 238명에게서 하루 일기 약 1만 2천 건을 받아 분석했습니다. 일하는 날의 기분과 의욕을 가장 크게 끌어올린 건 의미 있는 일에서 조금이라도 앞으로 나아가는 것이었습니다. 작은 진전도 여기에 들었습니다(Amabile & Kramer, 「The Power of Small Wins」, Harvard Business Review, 2011). 바쁘게 보낸 날 저녁에 기분이 가라앉는다면, 나아간 게 눈에 안 보여서일 수 있습니다. 지워 나간 줄이 보이면 같은 하루라도 남는 게 있습니다.

몇 개로 쪼개면 좋을까요

김경일 교수가 권한 숫자는 열 개입니다. 목표가 하나 생기면 습관처럼 열 개로 나누라고 했습니다.

"최소한 10등분은 해야 마음에 10개의 눈금이 생기잖아요, 그럼 그 10개의 눈금이 바로 진도고, 점수가 되는 거거든요."

너무 적게도, 너무 많이도 나누지 말라고 했습니다. 교수의 설명을 표로 옮기면 이렇습니다.

열이라는 숫자는 교수가 권하는 출발점입니다. 실험으로 정해진 값은 아닙니다. 진도를 셀 만큼 촘촘하고, 시작을 막을 만큼 많지 않으면 됩니다.

열 줄로 쪼개 적는 법

종이 한 장과 5~10분이면 됩니다. 회사 일이라면 출근해서 메일함을 열기 전에 하는 게 좋습니다. 하루가 시작되면 끼어드는 일에 밀려 다시 꺼내기 어렵습니다.

1. 목표를 끝난 모습 한 줄로 적습니다. 언제까지, 무엇이 끝나면 되는지까지 씁니다. "저녁 7시까지 집들이 준비를 마친다", "금요일 오후 3시까지 분기 보고서 초안을 팀장에게 보낸다."
2. 해야 할 일을 생각나는 대로 적습니다. 이 단계에서는 순서도 개수도 신경 쓰지 않습니다. 적다 보면 생각보다 많다는 걸 알게 됩니다.
3. 비슷한 것끼리 묶고 순서를 매겨 열 줄 안팎으로 맞춥니다. 너무 적으면 큰 줄을 쪼개고, 너무 많으면 묶습니다.
4. 줄마다 끝났는지 바로 알 수 있게 고칩니다. "자료 보기"는 언제 끝나는지 모릅니다. "지난 분기 숫자를 표 세 개로 옮기기"는 끝나면 압니다. 김봉준 미래인재연구소 대표가 성과관리 강의에서 할 일을 '개선', '증가' 같은 말 대신 '시작', '방문', '조사' 같은 구체적인 동사로 쓰라고 하는 것도 같은 이유입니다.
5. 하루 중간에 한 번 꺼내 몇 번째 줄까지 왔는지 셉니다. 오후 2시에 열 줄 중 넷이면 힘을 더 내고, 일곱이면 다른 일을 끼워 넣어도 됩니다.
6. 더 쪼개야 할 줄이 보이면 그 줄만 다시 쪼갭니다. 나머지 줄은 그대로 둡니다.

예를 들어 적어 보면 이렇게 됩니다. 강연에 나온 목록은 아니고, 이 글에서 순서를 보여 드리려고 만든 예시입니다.

보고서 쪽 7번 「본문 쓰기」는 한 줄로 두기엔 큽니다. 교수의 말대로 이 줄만 다시 쪼개면 됩니다. 소제목 하나에 한 줄씩 다섯 줄로 나누면, 7번 안에서도 지금 어디쯤인지가 보입니다.

쪼갰는데도 하루가 허둥지둥 끝난다면

열 줄을 적었는데도 저녁에 "한 게 없다" 싶을 때가 있습니다. 그럴 때 볼 것이 세 가지입니다.

열 줄이 오늘 할 일 전부를 적은 목록이 된 경우. 쪼개기는 목표 하나에서 출발합니다. 그날 떠오르는 일을 다 적으면 목록은 끝없이 길어지고, 몇 %까지 왔는지 셀 기준이 사라집니다. 김봉준 대표의 성과관리 강의 자료에도 할 일(Initiative)을 두고 "내가 하는 모든 일을 적는 곳이 아니다"라는 말이 있습니다. 목표 하나에 종이 한 장씩 씁니다.

중간에 끼어드는 일이 많은 경우. 급한 요청은 생깁니다. 그럴 때는 끼어든 일을 종이 아래쪽에 따로 적어 둡니다. 오후 2시에 열 줄 중 셋밖에 못 했어도, 아래에 끼어든 일 네 개가 적혀 있으면 왜 늦었는지 보입니다. 내일 열 줄을 다시 짤 때 그만큼 여유를 두면 됩니다.

목표 자체가 흐릿한 경우. 무엇이 끝나야 잘된 건지 모르면 열 줄도 엉뚱한 쪽으로 쪼개집니다. 회사 일이라면 쪼개기 전에, 일을 받을 때 무엇을 잘된 결과로 보는지부터 맞춰야 합니다. 팀장에게 무엇을 언제 물으면 되는지는 열심히 했는데 인사평가 C를 받았다면 — 다음 평가 전에 팀장에게 물어볼 것에 상황별 질문으로 정리해 두었습니다.

그리고 열 줄 중 여섯 줄을 했다면 그날은 여섯 줄을 한 날입니다. 남은 네 줄은 내일 종이의 첫 줄로 옮겨 적으면 됩니다.

팀 목표를 매주 쪼개 보려면 — 9WAY는 이렇게 합니다

혼자 하는 일은 종이 한 장으로 충분합니다. 팀 목표는 조금 다릅니다. 여럿이 나눠 맡고, 분기라는 긴 시간 동안 가야 해서 종이 한 장이 쉽게 잊힙니다.

김봉준 대표는 성과관리 강의를 시작할 때 이렇게 묻습니다. "연초에 세운 목표는 무엇이었고, 몇 %나 달성됐나요?" 팀에게 "65%"라고 답할 수 있는지를 묻는 셈입니다. 강의 자료에는 이 질문에 답이 막히는 이유로 '목표를 제대로 안 세웠다', '세워 놓고 잊고 지냈다' 같은 것들이 적혀 있습니다. 목표를 쪼개 두지 않았거나, 쪼갠 걸 다시 보지 않았다는 얘기입니다. 그러면 팀도 분기 말에 "됐다"와 "망했다" 둘로만 말하게 됩니다.

그래서 9WAY 성과 관리는 팀 목표를 쪼갠 줄과 매주 바뀌는 진도를 한 화면에서 보게 합니다.

• 목표 아래로 쪼갭니다. 목표(O) 아래에 잘됐는지 알려 주는 숫자(KR)를, 그 아래에 할 일(TASK)을 적습니다. 줄마다 몇 %까지 왔는지 막대로 보입니다. 팀 KR은 위 조직 KR에 잇고, 어디에도 걸리지 않은 KR은 붉은 테두리로 보입니다.
• 매주 셉니다. 월요일 아침에 이번 주 볼 것이 메일로 옵니다. 맡은 KR마다 숫자와 이번 주 느낌(맑음·흐림·비)을 적고, 막힌 것이 있으면 권한·정보·사람·기준 가운데 무엇 때문인지 남깁니다. 팀장은 그 주에 어디가 막혔는지부터 봅니다.
• 남은 줄은 다음 분기로 옮깁니다. 분기를 마감할 때 시도한 TASK, 자주 막힌 것, 분기 동안 느낌이 어떻게 바뀌었는지를 돌아보고, 끝나지 않은 O·KR은 다음 분기로 넘깁니다.

9WAY 데모 조직의 실제 화면입니다. 분기 첫 주라 모든 줄이 0%에서 출발합니다. 조직 이름과 목표 문장은 예시입니다.

잘 맞는 팀은 분기 목표를 정해 두고 분기 말에야 몇 %인지 처음 보는 팀, 팀장 한 사람이 팀원들의 진도를 메신저와 엑셀로 모으는 팀입니다. 필요 없는 경우도 있습니다. 오늘 하루 내 일을 정리하고 싶은 거라면 이 글의 종이 한 장이면 충분합니다. 이미 다른 도구로 매주 진도를 같이 보는 팀이라면 열 줄 쓰는 순서만 가져가셔도 됩니다.

성과 관리는 9WAY 워크스페이스 설정에서 켭니다. 처음 도입하는 조직은 문의 양식에 조직 규모와 쓰려는 방식을 남기면 시작 방법을 안내받습니다.

팀 목표가 분기 말에야 '됐다·망했다'로 갈린다면, 목표를 쪼갠 줄과 매주 진도를 팀이 한 화면에서 같이 보는 방법이 있습니다. 데모 조직의 실제 화면으로 어떻게 생겼는지 먼저 보세요.

→ 9WAY 성과 관리 화면 먼저 보기

정리하면

• 하루 종일 바빴는데 한 게 없는 것 같다면, 목표만 있고 계획이 없었을 수 있습니다.
• 목표는 끝났을 때의 모습이고, 계획은 그 목표를 끝내려고 할 일을 잘게 쪼개 놓은 것입니다.
• 쪼갠 줄이 눈금이 됩니다. 눈금이 있어야 오후 2시에 힘을 더 낼지, 여유를 부려도 될지 압니다.
• 김경일 교수가 권한 숫자는 열 개입니다. 셋은 불안하고, 처음부터 스물·서른은 시작을 막을 수 있습니다.
• 열 줄로 해 보고 더 쪼개야 할 줄만 다시 쪼갭니다.
• 쪼개 보면 일이 생각보다 많고(Kruger & Evans, 2004), 진도를 적어 두고 확인하면 목표를 이루는 데 도움이 됩니다(Harkin 외, 2016).

지금 내 상황에 맞는 다음 한 걸음은 이렇습니다.

• 오늘 하루가 늘 허둥지둥 끝난다면 내일 아침 목표 하나를 골라 종이 한 장에 열 줄로 쪼개 보세요. 오후 2시에 한 번만 꺼내 몇 번째 줄인지 세면 됩니다.
• 이번 주에 큰 일이 하나 걸려 있다면 그 일 하나만 열 줄로 쪼개고, 너무 큰 줄 하나만 다시 쪼개 보세요. 위의 보고서 예시를 그대로 고쳐 써도 됩니다.
• 팀장이라면 팀 목표를 쪼갠 줄을 매주 같이 보는 방법부터 확인해 보세요. 조직 규모와 쓰려는 방식을 남기면 우리 팀에 맞는 시작 방법을 안내받습니다. 성과 관리 도입 문의 남기기

"그거 어떻게 됐어?"라는 질문에 "폭망"부터 나오는 날이 있습니다. 하루 종일 바빴다면 그 안에 끝낸 줄도 있었을 텐데, 셀 눈금이 없어서 안 보였을 수 있습니다. 다음 목표가 생기면 시작하기 전에 5분만 들여 열 줄로 쪼개 보세요. 저녁에 할 수 있는 말이 "망했어"에서 "열 줄 중에 일곱 줄"로 바뀝니다.